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OA辦公系統如何實現費控管理?

時間:2017-01-19 00:00:00   |    財經   |   


  隨著OA辦公系統的快速發展,OA早已經超出“無紙化辦公“的范疇,OA平臺正在承載更多的功能與服務,如企業的費控管理。


 

  由于企業在費用管理方面存在許多亂象,例如預算管理制度執行落地困難、流于形式,預算的執行結果跟編制的預算相去甚遠;組織結構及人員的分散,造成預算支出業務各項申請、審批時間長效率低;預算支出信息難以有效歸結及關聯、領導無法了解企業及部門的管理預算的執行情況,容易出現申請隨意、審批隨意,超支嚴重,始終找不到控制的方法;預算執行過程容易出現黑洞現象,無法及時掌控公司費用的資金流向;預算分析滯后,很難實現實時的預算執行分析結果,費用科目多,預算編制、調整業務缺乏數據支撐,合理性難以保證等等,于是越來越多的企業已經認識到OA辦公系統中費控管理的重要性。


  那么企業該如何實現科學、嚴謹、高效的費控管理?以保證企業能夠有效的按照事前的費用預算控制實際的費用支出,避免不必要、虛假的費用支出,有利于降低企業經營成本。以華天動力OA系統(http://www.oa8000.com)中的費控管理為例,解析OA系統中的幾種費用管理模式。


  企業除了經營性成本,管理費用是最主要的成本支出,費控管理是財務管理的核心之一。在華天動力OA系統中費控管理主要包括兩大部分,分別是項目費用與日常費用。項目費用主要涉及到項目成本、費用報銷與統計報表,日常費用則包含費用報銷、預算管理、統計報表以及數據整合。通過科學有效的信息化管理方法規范落地企業費控管理,可以更好進行費控分析和預算控制,評估企業、產品及客戶的盈利能力。


  一、項目費用管理(根據實際應用案例說明)


  1、項目成本

  

  幾乎每個公司都需要項目費用。首先項目確立之后,則需要針對項目的各個環節進行成本的管控。項目成本:即對設計、采購、管理等發生的所有費用進行跟蹤,執行有關的成本開支范圍、費用開支標準、工程預算定額等,制定合理的項目成本,嚴格、準確地控制和核算施工過程中發生的各項成本,降低成本,提高經濟效益。

    

  案例:吉廣控股有限公司(大型4A廣告公司)

  項目單審批通過之后,需建立項目的成本立項單,在成本立項單中,首先,選擇相應的項目,然后,錄入所需立項事宜,如需采買事項、金額、合作供應商、計劃成本等信息。核算整個項目的毛利率,以及各個分項目的相應的毛利率。填寫成本立項單時,對某些字段的可寫性做控制,對導入數據正確性進行校驗,對某些字段的必填項進行校驗。成本立項單審批通過后,更新成本立項信息中間表中數據,便于在之后的借款單中調用。成本立項單審批通過后,更新相應項目單中累計項目立項金額、累計成本金額以及累計的項目報價金額,便于此項目,之后再次成本立項時調用其中數據使用。


 

  選擇項目單頁面:選擇相應的項目之后,把數據回帶到成本立項中。


 

  2、項目費用報銷


  成本之后即有報銷。華天動力OA系統中的項目費用報銷單和項目成本立項進行數據上的關聯,并且費用報銷單審批通過后,還需要把打分和評價相關信息更新到供應商項目合作歷史的信息中,以便之后進行查看供應商的服務質量。


  案例:吉廣控股有限公司

  相關人員定期填寫費用報銷單,對項目中所發生費用進行報銷。


  首先,選擇對應的項目成本立項單,把項目成本立項單中的相應數據回填到報銷單中。


  其次,再選擇成本立項相應的明細,把明細數據也回填到報銷單中。


  最后,把做報銷單時將對某些字段的必填進行校驗,將對供應商是否為準入供應商進行校驗。針對每一個供應商進行打分和評價。供應商費用報銷單審批完成后自動生成供應商此次項目的合作歷史,并且自動更新供應商分數。如圖所示:


 

  選擇項目成本立項單:選擇相應的項目成本立項單之后,把數據回帶到項目費用報銷單中。


 

  選擇成本立項相應的明細,把明細數據也回填到報銷單中。


 

  3、項目統計報表


  吉廣控股有限公司項目單報表,如圖所示:


 

  成本立項單報表,如圖所示:


 

  費用報銷單報表


 

  二、日常費用管理(根據實際應用案例說明)


  1、日常費用報銷


  在日常費用報銷中,報銷單與各種單據存在關聯。如報銷單申請時選擇借款單等其他審批單并可以在審批過程中進行查看,差旅報銷單與借款單的關聯等。


  案例:車訊網費用管理(互聯網媒體)

  車訊網-支出(費用報銷)憑單,可在填寫時選擇關聯相關合同或借款單據。


 

  借款單選擇界面如圖:


 

  合同選擇界面如圖:



  2、日常費用預算管理


  在預算管理中,預算管理包括營業預算、資本預算、財務預算、籌資預算,各項預算的有機組合構成企業總預算。預算管理可優化企業的資源配置,全方位地調動企業各個層面員工的積極性,是會計將企業內部的管理靈活運用于預算管理的全過程,是促使企業效益最大化的堅實的基礎。 預算是行為計劃的量化,這種量化有助于管理者協調、貫徹計劃,是一種重要的管理工具。


  案例一:廣州崇高玩具廠(制造型企業)

  預算管理針對每個部門以及該部門所涉及到的科目進行預算的維護。預算分為:年度預算,半年預算,季度預算,月份預算四個部分。部門填寫預算的相應信息后,進行提交申請,審批通過后,再預算查看就可以查詢到相應的數據。


  季度預算信息:


 

  月份預算信息:


 

  在OA系統中通過提交相應的報銷單進行對預算的扣減。報銷單中選擇報銷單日期和相應的報銷科目,而且選擇的報銷科目就是預算中維護的科目。表單上做校驗是否超出本月的預算,進行提示超出預算多少錢。然后進行相關數據的填寫并提交報銷申請單。


 

  報銷申請單提交之后,預算管理中對相應的科目數據進行處理。季度預算和月份預算在該科目審批中金額會進行累計。


 

  當報銷申請單審批通過之后,那么在預算管理中,科目對應的審批中金額扣除,并且把已發生費用進行累加。預算與余額也進行相應的扣減。


 

  案例二:北京美通云動(科技型企業)

  申請費用報銷單時,先選擇是否有立項項目,并且可以查看項目的明細信息。


 

  然后根據項目立項,選擇該項目是否有本部門的預算,并且可以查看部門的預算詳情。


 

  最后再根據有無借支單來進行扣減, 如果之前有借支單,那么費用【報銷金額】減去【借支金額】剩余金額就是要扣減本部門預算的金額。并且在審批中,給相應的人員進行查看,預算金額、結余金額和本月結余金額。并且也可以查看立項的明細和部門的預算明細。


 

  3、統計報表

  

  統計報表如圖所示:


 

  4、數據整合


  華天動力OA系統日常費用管理中的數據整合可以與U8 ERP系統,金蝶財務系統等進行相關的數據整合;將OA系統中填報申請并最后審批通過的財務相關的費用報銷單、差旅費報銷單等相關數據按需求對應寫到U8 ERP系統或者金蝶系統中相應的財務模塊的記賬憑證中去,將OA系統的審批功能和U8 ERP系統(金蝶系統)財務業務數據管理功能充分有效的進行了結合,可以很大程度的提高財務數據管理方面的工作效率。


  案例:北京和信瑞通電力技術股份有限公司

  北京和信瑞通電力技術股份有限公司將OA系統中費用報銷單中的流水號、制單日期、審核日期、附件張數、摘要、會計科目、借方金額、貸方金額、數量(借方/貸方)、單價、個人(報銷人)、部門,這些字段寫入U8系統中的記賬憑證中去;在U8系統中可對領導審批通過的相關費用報銷數據進行管理。費用報銷單中對應填寫相應的數據,其中流水號對應U8系統中的字號,以及明細表中的摘要信息、會計科目、借方金額也對應U8系統中的相應字段。當費用報銷單審批通過之后,將其對應信息通過觸發程序把數據傳輸到U8系統的記賬憑證表中,生成相應的數據信息。


  OA系統中費用報銷單界面:


 

  當客戶打開U8系統之后,點擊相應的數據就能查看通過OA系統生成的記賬憑證,達到了避免重復錄入數據的作用,節省了相應的工作量。實現了OA系統和U8系統的對接功能。


  U8系統中的財務模塊的記賬憑證界面:


 

  費用管理是以企業運營管理預算控制為核心的成本管理核心方式,華天動力基于PDCA循環管理法,將企業費控管理體系、費用科目標準、費控流程標準運用信息化技術進行落地,從前端規劃明確、過程執行控制、后期統計分析三個維度出發,建立標準化的費用預算編制、費用支付申請、費用支付審批、費用預算執行、費用支出、財務結轉等全生命周期的費用管理循環生態,規范企業的費用合理性支出。其中事前明確包括明確費用科目標準、明確規劃預算金額以及明確預算執行單位。事中控制包括費用申請的標準關聯、費用超支的自動預警控制以及預算及申請金額的數據關聯。事后分析包括費用產生的結構分析、預算及執行結果對比分析以及預算執行情況匯總。


 


 

  華天動力OA認為通過規范科目范圍、執行標準;預算編制目標準確、易于執行和可控;費用執行數據鏈暢通、費用發生有據可依;數據統計口徑科學、及時動態;優化資金配置、合理科學使用等管控要點協助企業實現費控管理過程電子化,有效的降低企業經營成本、提高工作效率、增強企業效益。

 專注OA 15年

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